Chính sách bảo mật

Phạm vi và vai trò của Windify

Chính sách này do Công ty TNHH Windify (“Windify”, “chúng tôi”), trụ sở tại Lô 345 Hoàng Thị Loan, TP. Đà Nẵng, ban hành. Chính sách áp dụng cho website windify.com.vn và các trang thành viên: solutions.windify.dev, ecom.windify.com.vn, windify.edu.vn và agency.windify.com.vn, cùng các dịch vụ được giới thiệu trên đó.

Tuỳ từng dịch vụ, Windify giữ một trong hai vai trò:

• Bên kiểm soát dữ liệu khi chúng tôi tự quyết định mục đích và cách xử lý, ví dụ dữ liệu bạn gửi qua biểu mẫu liên hệ, dữ liệu tài khoản người bán hoặc hồ sơ học viên.
• Bên xử lý dữ liệu khi chúng tôi xử lý dữ liệu thay mặt khách hàng tổ chức, ví dụ dữ liệu trong hệ thống ERP, phòng họp thông minh SMRS hay danh sách khách hàng mà doanh nghiệp giao cho Windify Agency. Khi đó, tổ chức khách hàng là bên quyết định, và hợp đồng giữa hai bên quy định chi tiết việc xử lý.

Nếu bạn mua hàng từ một gian hàng chạy trên Windify E-commerce, người bán sở hữu gian hàng đó là bên chịu trách nhiệm chính với dữ liệu đơn hàng của bạn. Hãy liên hệ người bán trước; chúng tôi sẽ hỗ trợ họ xử lý yêu cầu của bạn.

Dữ liệu chúng tôi thu thập

Chúng tôi chỉ thu thập dữ liệu phục vụ dịch vụ bạn đang dùng. Bảng dưới đây liệt kê theo từng bối cảnh.

Chúng tôi không chủ động thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm như tình trạng sức khoẻ, tôn giáo, quan điểm chính trị hay dữ liệu sinh trắc học để nhận dạng. Riêng tài khoản ngân hàng của người bán và giọng nói trong cuộc họp SMRS được xử lý vì là điều kiện để cung cấp dịch vụ, với biện pháp bảo vệ tăng cường nêu ở mục 9.

Mục đích xử lý

• Trả lời yêu cầu tư vấn, gửi báo giá và đề xuất giải pháp mà bạn đã hỏi.
• Cung cấp, vận hành và hỗ trợ kỹ thuật cho dịch vụ theo hợp đồng: gian hàng, khoá học, chiến dịch quảng cáo, phần mềm.
• Xử lý thanh toán, đối soát và xuất hoá đơn theo quy định kế toán, thuế.
• Gửi báo cáo tiến độ học tập cho phụ huynh và báo cáo hiệu quả chiến dịch cho doanh nghiệp.
• Phát hiện, ngăn chặn gian lận, truy cập trái phép và các hành vi vi phạm điều khoản.
• Cải thiện website và dịch vụ dựa trên số liệu tổng hợp, không nhằm nhận diện từng cá nhân.
• Gửi thông tin về sản phẩm, sự kiện, ưu đãi khi bạn đã đồng ý nhận. Bạn có thể huỷ đăng ký bất cứ lúc nào.
• Thực hiện nghĩa vụ theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Nếu cần dùng dữ liệu cho mục đích mới chưa nêu ở đây, chúng tôi sẽ thông báo và xin sự đồng ý của bạn khi pháp luật yêu cầu.

Căn cứ xử lý

Việc xử lý dữ liệu cá nhân tuân theo pháp luật Việt Nam, gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, Luật An ninh mạng, Luật Giao dịch điện tử, Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và các văn bản hướng dẫn. Chúng tôi xử lý dữ liệu khi có một trong các căn cứ sau:

• Sự đồng ý của bạn, được thể hiện rõ ràng, ví dụ khi bạn gửi biểu mẫu liên hệ hoặc đăng ký nhận tin. Bạn có thể rút lại sự đồng ý; việc rút lại không ảnh hưởng tới phần xử lý đã diễn ra hợp pháp trước đó.
• Thực hiện hợp đồng mà bạn hoặc tổ chức của bạn đã ký với Windify.
• Nghĩa vụ pháp lý, ví dụ lưu chứng từ kế toán hay cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền.
• Tình huống khẩn cấp cần bảo vệ tính mạng, sức khoẻ của bạn hoặc người khác, trong phạm vi pháp luật cho phép.

Dữ liệu của trẻ em

Future Academy làm việc với học viên từ 5 đến 18 tuổi, vì vậy chúng tôi áp dụng thêm các nguyên tắc sau:

• Dữ liệu của học viên chưa thành niên chỉ được xử lý khi có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ, và cả sự đồng ý của học viên trong các trường hợp pháp luật yêu cầu.
• Hình ảnh, video có học viên chỉ được dùng cho mục đích truyền thông khi phụ huynh đồng ý riêng cho việc đó. Phụ huynh có thể rút lại sự đồng ý và yêu cầu gỡ nội dung.
• Chỉ giáo viên phụ trách và bộ phận học vụ được truy cập hồ sơ học tập của học viên.
• Website windify.com.vn không hướng tới trẻ em. Nếu phát hiện đã nhận dữ liệu của trẻ em mà không có sự đồng ý hợp lệ, chúng tôi sẽ xoá dữ liệu đó.

Chia sẻ dữ liệu

Windify không bán dữ liệu cá nhân. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp sau, và chỉ phần cần thiết:

• Nhà cung cấp dịch vụ giúp chúng tôi vận hành: hạ tầng điện toán đám mây, email, thanh toán, vận chuyển, chăm sóc khách hàng. Họ chỉ được xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của Windify và phải bảo mật theo hợp đồng.
• Nền tảng quảng cáo như Meta, Google, TikTok khi Windify Agency chạy chiến dịch theo yêu cầu của doanh nghiệp khách hàng. Việc xử lý trên các nền tảng này còn tuân theo chính sách riêng của họ.
• Người bán và đối tác giao hàng trên Windify E-commerce, để hoàn tất đơn hàng của bạn.
• Các bộ phận trong hệ sinh thái Windify, khi bạn dùng nhiều dịch vụ và việc chia sẻ giúp phục vụ bạn tốt hơn.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp. Nếu pháp luật cho phép, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn trước khi cung cấp.
• Bên nhận chuyển giao trong trường hợp sáp nhập, chia tách hoặc chuyển nhượng hoạt động kinh doanh; bên nhận phải tiếp tục tuân thủ chính sách này.

Lưu trữ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Dữ liệu được lưu trên máy chủ của Windify hoặc của nhà cung cấp điện toán đám mây như AWS, Microsoft Azure, Google Cloud. Một số máy chủ có thể đặt ngoài Việt Nam. Với các hệ thống triển khai on-premise, dữ liệu nằm trên hạ tầng do tổ chức khách hàng quản lý.

Khi chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, Windify lập hồ sơ đánh giá tác động và thực hiện các thủ tục theo quy định, đồng thời yêu cầu bên nhận áp dụng mức bảo vệ không thấp hơn chính sách này.

Thời hạn lưu trữ

Chúng tôi chỉ giữ dữ liệu trong thời gian cần cho mục đích đã nêu hoặc theo thời hạn pháp luật bắt buộc:

• Yêu cầu tư vấn: tối đa 24 tháng kể từ lần trao đổi cuối, nếu không phát sinh hợp đồng.
• Tài khoản và dữ liệu dịch vụ: trong thời gian bạn sử dụng dịch vụ và một khoảng hợp lý sau đó để giải quyết khiếu nại, tối đa 12 tháng.
• Chứng từ kế toán, hoá đơn: theo thời hạn của pháp luật về kế toán và thuế.
• Dữ liệu trong hệ thống của tổ chức khách hàng: theo hợp đồng; khi kết thúc, dữ liệu được bàn giao lại hoặc xoá theo yêu cầu của tổ chức.

Hết thời hạn, dữ liệu được xoá an toàn hoặc ẩn danh để không còn nhận diện được bạn.

Cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu

• Mã hoá đường truyền bằng HTTPS và mã hoá dữ liệu lưu trữ với các hệ thống chứa dữ liệu quan trọng.
• Phân quyền theo vai trò: nhân sự chỉ truy cập phần dữ liệu cần cho công việc; mọi truy cập vào hệ thống quản trị đều được ghi nhật ký.
• Sao lưu định kỳ, kiểm tra khả năng khôi phục và cập nhật bản vá bảo mật.
• Nhân sự và đối tác ký cam kết bảo mật; nhân sự được đào tạo về bảo vệ dữ liệu.
• Khi xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu, chúng tôi xử lý ngay, thông báo cho cơ quan chức năng trong thời hạn luật định và thông báo cho người bị ảnh hưởng khi sự cố có thể gây hại cho họ.

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối trên Internet. Nếu bạn nghi ngờ tài khoản của mình bị truy cập trái phép, hãy báo ngay cho chúng tôi.

AI và ra quyết định tự động

Một số dịch vụ dùng AI, ví dụ chuyển giọng nói thành văn bản và tóm tắt biên bản trong SMRS, hay trợ lý hỏi đáp trên kho tri thức nội bộ. Chúng tôi áp dụng các nguyên tắc sau:

• Kết quả do AI tạo ra luôn có con người rà soát trước khi dùng cho quyết định quan trọng, ví dụ thư ký phê duyệt biên bản trước khi phát hành.
• Windify không đưa ra quyết định có ảnh hưởng pháp lý hoặc ảnh hưởng đáng kể tới bạn chỉ dựa trên xử lý tự động.
• Dữ liệu của tổ chức khách hàng chỉ được dùng để cung cấp dịch vụ cho chính tổ chức đó theo hợp đồng.

Cookie và công nghệ tương tự

Cookie là tệp nhỏ được lưu trên trình duyệt. Chúng tôi chia làm ba nhóm:

• Cần thiết: giữ đăng nhập, bảo mật phiên làm việc. Không thể tắt nếu muốn dùng dịch vụ.
• Phân tích: đo lượt truy cập và hành vi tổng hợp để cải thiện website.
• Quảng cáo: dùng trên một số trang thành viên để đo hiệu quả và hiển thị quảng cáo phù hợp.

Website cũng tải phông chữ từ Google Fonts, nên trình duyệt của bạn sẽ gửi địa chỉ IP tới Google khi tải trang. Bạn có thể chặn hoặc xoá cookie trong phần cài đặt của trình duyệt; một số tính năng có thể không hoạt động đầy đủ khi đó.

Quyền của bạn

Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền:

• Được biết dữ liệu nào đang được xử lý và vì sao.
• Đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý với việc xử lý.
• Truy cập và nhận bản sao dữ liệu của mình.
• Chỉnh sửa dữ liệu sai hoặc chưa đầy đủ.
• Xoá dữ liệu khi không còn cần thiết hoặc khi bạn rút lại sự đồng ý.
• Hạn chế hoặc phản đối việc xử lý, kể cả việc nhận thông tin tiếp thị.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định.

Để thực hiện quyền, hãy gửi email tới contact@windify.com.vn với tiêu đề “Yêu cầu về dữ liệu cá nhân”. Chúng tôi có thể đề nghị bạn xác minh danh tính để bảo vệ dữ liệu khỏi người khác. Windify xác nhận đã nhận yêu cầu trong 3 ngày làm việc và xử lý trong thời hạn pháp luật quy định. Bạn không bị tính phí hay bị đối xử khác đi vì đã thực hiện quyền của mình.

Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách khi dịch vụ hoặc quy định pháp luật thay đổi. Ngày cập nhật luôn ghi ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trên website, qua email hoặc trong trang quản trị của dịch vụ ít nhất 15 ngày trước khi áp dụng.

Chính sách này có bản tiếng Anh và tiếng Nhật để tham khảo. Nếu có khác biệt giữa các bản, bản tiếng Việt được ưu tiên áp dụng.

Liên hệ

Mọi câu hỏi, yêu cầu hay khiếu nại liên quan đến dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu của Windify:

• Đơn vịCông ty TNHH Windify
• Emailcontact@windify.com.vn
• Điện thoại0796 943 555
• Địa chỉLô 345 Hoàng Thị Loan, TP. Đà Nẵng

Xem Điều khoản sử dụng của Windify