適用範囲とWindifyの役割
本ポリシーは、ダナン市ホアンティロアン通りLô 345に本社を置くWindify有限責任会社（以下「Windify」または「当社」）が定めるものです。本ポリシーは、ウェブサイトwindify.com.vnおよびグループサイトsolutions.windify.dev、ecom.windify.com.vn、windify.edu.vn、agency.windify.com.vn、ならびにそこで紹介するサービスに適用されます。
サービスに応じて、Windifyは次のいずれかの役割を担います。
- データ管理者 当社が自ら利用目的と取扱方法を決定する場合。例：お問い合わせフォームから送信されたデータ、出品者アカウントのデータ、受講生の記録。
- データ処理者 当社が法人のお客様に代わってデータを取り扱う場合。例：ERPシステム内のデータ、スマート会議室SMRSのデータ、企業がWindify Agencyに提供する顧客リスト。この場合、判断を行うのは法人のお客様であり、取扱いの詳細は双方の契約で定めます。
Windify E-commerce上のショップで購入された場合、注文データについて主な責任を負うのはそのショップを運営する出品者です。まず出品者にご連絡ください。当社は出品者によるご請求への対応を支援します。
収集するデータ
当社は、ご利用中のサービスに必要なデータのみを収集します。下表は利用場面ごとの一覧です。
| 利用場面 | データ | 取得元 |
|---|---|---|
| お問い合わせフォーム | 氏名、電話番号、メールアドレス、組織名、関心のある分野、ご記入内容。 | お客様ご本人から |
| ウェブサイトの閲覧 | IPアドレス、ブラウザと端末の種類、閲覧ページ、アクセス日時、エラーログ。 | お使いの端末から自動的に取得 |
| Windify E-commerce | 出品者のアカウント情報、ショップ情報、入金用銀行口座、取引履歴。購入者の注文データ（氏名、電話番号、配送先住所）。 | 出品者、購入者、決済・配送パートナー |
| Future Academy | 保護者の情報。受講生の氏名、生年、クラス、学習の進捗と成績。保護者の同意がある場合は授業中の写真・動画。 | 保護者および講師 |
| Windify Agency | 企業の連絡先、広告アカウントへのアクセス権、キャンペーンデータ、企業から提供された顧客リスト。 | 法人のお客様および広告プラットフォーム |
| ソフトウェア・AIソリューション | 組織のシステム内の業務データ。SMRSの場合は会議の音声、音声認識による文字起こし、議事録、タスク。 | 法人のお客様および同社が権限を付与した利用者 |
健康状態、宗教、政治的見解、本人識別のための生体データなどの機微な個人データを意図的に収集することはありません。出品者の銀行口座およびSMRS会議の音声は、サービス提供に不可欠であるため取り扱い、第9項に記載する強化された保護措置を講じます。
利用目的
- お問い合わせへの回答、見積書の送付、ご相談内容に沿ったソリューションのご提案。
- 契約に基づくサービス（ショップ、講座、広告キャンペーン、ソフトウェア）の提供、運用、技術サポート。
- 会計・税務規則に沿った決済処理、照合、請求書の発行。
- 保護者への学習進捗レポート、企業へのキャンペーン成果レポートの送付。
- 不正行為、不正アクセス、規約違反の検知と防止。
- 個人の特定を目的としない集計データに基づくウェブサイトおよびサービスの改善。
- 受信に同意いただいた場合の製品、イベント、キャンペーン情報の送付。配信はいつでも停止できます。
- 権限のある国家機関からの適法な要請に基づく義務の履行。
ここに記載のない新たな目的でデータを利用する必要がある場合は、事前にお知らせし、法令で求められる場合には同意をいただきます。
取扱いの根拠
当社は、個人データ保護法、サイバーセキュリティ法、電子取引法、消費者権利保護法およびその施行規則を含むベトナムの法令に従って個人データを取り扱います。データを取り扱うのは、次のいずれかの根拠がある場合です。
- お客様の同意：明確に示されたもの。例：お問い合わせフォームの送信やニュースの購読登録。同意はいつでも撤回できますが、撤回前に適法に行われた取扱いには影響しません。
- 契約の履行 ：お客様またはお客様の組織がWindifyと締結した契約。
- 法令上の義務：例：会計書類の保存、権限のある機関への情報提供。
- 緊急時 ：お客様または他の方の生命・健康を守る必要がある場合で、法令が認める範囲内。
子どものデータ
Future Academyは5〜18歳の受講生を対象としているため、次の原則を追加で適用します。
- 未成年の受講生のデータは、保護者の同意がある場合、さらに法令で求められる場合は受講生本人の同意もある場合にのみ取り扱います。
- 受講生が写った写真・動画を広報に使用するのは、その目的について保護者から個別に同意を得た場合に限ります。保護者は同意を撤回し、掲載の取り下げを求めることができます。
- 受講生の学習記録にアクセスできるのは、担当講師と教務部門のみです。
- windify.com.vnは子どもを対象としたサイトではありません。有効な同意なく子どものデータを受け取ったことが判明した場合は、そのデータを削除します。
データの共有
Windifyは個人データを販売しません。データを共有するのは次の場合に限られ、必要な範囲にとどめます。
- サービス提供事業者 ：当社の運営を支える事業者（クラウド基盤、メール、決済、配送、カスタマーサポート）。Windifyの指示に従ってのみデータを取り扱い、契約に基づき秘密を保持する義務を負います。
- 広告プラットフォーム ：Meta、Google、TikTokなど。Windify Agencyが法人のお客様の依頼でキャンペーンを運用する場合です。これらのプラットフォーム上での取扱いには、各社のポリシーも適用されます。
- 出品者および配送パートナー ：Windify E-commerceでご注文を完了するため。
- Windifyエコシステム内の各部門：複数のサービスをご利用の場合で、共有によりよりよいサービスを提供できるとき。
- 権限のある国家機関 ：適法な要請がある場合。法令で認められる場合は、提供前にお客様へお知らせします。
- 事業の承継者 ：合併、分割、事業譲渡の場合。承継者は引き続き本ポリシーを遵守する必要があります。
保管および国外移転
データは、Windifyのサーバーまたは AWS、Microsoft Azure、Google Cloud などのクラウド事業者のサーバーに保管されます。一部のサーバーはベトナム国外に所在する場合があります。オンプレミス導入の場合、データは法人のお客様が管理する基盤上に保管されます。
個人データを国外へ移転する際は、影響評価書類を作成し所定の手続きを行うとともに、移転先に本ポリシーと同等以上の保護水準を求めます。
保存期間
データは、明示した目的に必要な期間、または法令で定められた期間に限り保存します。
- お問い合わせ：契約に至らない場合、最後のやり取りから最長24か月。
- アカウントおよびサービスデータ：サービスのご利用期間中、および苦情対応のための合理的な期間（最長12か月）。
- 会計書類・請求書：会計・税務に関する法令で定められた期間。
- 法人のお客様のシステム内のデータ：契約に従います。契約終了時には、お客様の指示によりデータを返却または削除します。
保存期間の終了後、データは安全に削除するか、お客様を識別できないよう匿名化します。
データの保護方法
- HTTPSによる通信の暗号化、および重要なデータを扱うシステムでの保存データの暗号化。
- 役割に応じたアクセス権限：従業員は業務に必要なデータにのみアクセスでき、管理システムへのアクセスはすべて記録されます。
- 定期的なバックアップ、復元テスト、セキュリティパッチの適用。
- 従業員とパートナーは秘密保持誓約に署名し、従業員はデータ保護の研修を受けています。
- データの漏えい・紛失が発生した場合は直ちに対処し、法定期限内に関係機関へ報告するとともに、被害が及ぶおそれのある方にお知らせします。
インターネット上に絶対に安全なシステムはありません。アカウントへの不正アクセスが疑われる場合は、直ちに当社へご連絡ください。
AIと自動化された意思決定
一部のサービスではAIを利用しています。例：SMRSにおける音声の文字起こしと議事録の要約、社内ナレッジベースに基づく質疑応答アシスタント。当社は次の原則を適用します。
- AIが生成した結果は、重要な判断に使用する前に必ず人が確認します。例：議事録は発行前に担当秘書が承認します。
- Windifyは、自動処理のみに基づいて、お客様に法的または重大な影響を及ぼす決定を行いません。
- 法人のお客様のデータは、契約に基づきその組織へのサービス提供にのみ使用します。
Cookieおよび類似技術
Cookieとは、ブラウザに保存される小さなファイルです。当社では次の3種類に分類しています。
- 必須：ログイン状態の維持、セッションの保護。サービスをご利用いただく場合は無効にできません。
- 分析：ウェブサイト改善のため、アクセス数と全体的な利用傾向を測定します。
- 広告：一部のグループサイトで、広告効果の測定と関連性の高い広告の表示に使用します。
また、本ウェブサイトはGoogle Fontsからフォントを読み込むため、ページ表示時にお使いのブラウザからGoogleへIPアドレスが送信されます。Cookieはブラウザの設定でブロックまたは削除できますが、その場合一部の機能が正常に動作しないことがあります。
お客様の権利
個人データ保護に関する法令に基づき、お客様には次の権利があります。
- 知る権利 ：どのデータがなぜ取り扱われているかを知ることができます。
- 同意する・撤回する権利 ：取扱いへの同意を与え、または撤回できます。
- アクセス・写しの取得 ：ご自身のデータを閲覧し、その写しを受け取れます。
- 訂正 ：誤ったデータや不完全なデータを訂正できます。
- 削除 ：不要になったデータや、同意を撤回したデータの削除を求められます。
- 制限・異議 ：マーケティング情報の受信を含め、取扱いの制限や異議申し立てができます。
- 苦情申立て・告発・提訴 ：法令に基づき、損害賠償を請求できます。
権利を行使する場合は、 contact@windify.com.vn 宛てに、件名を「個人データに関する請求」としてメールをお送りください。第三者からデータを守るため、本人確認をお願いする場合があります。Windifyは3営業日以内に受領を確認し、法令で定められた期間内に対応します。権利の行使を理由に料金を請求したり、不利益な取扱いをしたりすることはありません。
ポリシーの変更
サービスや法令の変更に応じて、本ポリシーを更新することがあります。最終更新日は常にページ上部に記載します。重要な変更については、適用の15日以上前にウェブサイト、メール、またはサービスの管理画面でお知らせします。
本ポリシーには参考として英語版と日本語版があります。各版の内容に相違がある場合は、ベトナム語版が優先されます。
お問い合わせ
個人データに関するご質問、ご請求、苦情は、Windifyのデータ保護担当窓口までご連絡ください。
-
会社名Windify有限責任会社
-
所在地ベトナム ダナン市 ホアンティロアン通り Lô 345